EGA BELGELENDİRME EĞİTİM GÖZETİM HİZMETLERİ
Sık Sorulan sorular
BELGELENDİRME NEDİR?
Bir ürün, süreç veya hizmetin belirli bir standarda veya teknik düzenlemeye uygun olduğunun yazılı olarak üçüncü taraf bağımsız bir kurum veya kuruluş tarafından belirlenmesi faaliyetidir.
BELGELENDİRME KURULUŞLARI KİMLERDİR?
Belgelendirme kuruluşları; yönetim sistemlerinin kuruluşlarda ilgili yönetim sistemi standardının gereksinimlerine uygun olarak kurulup, işletilmekte olduğunu denetleyen ve bunu bir belge ile dokümante eden organizasyonlardır.
AKREDİTASYON NEDİR? NE SAĞLAR?
Akreditasyon, bir uygunluk değerlendirme kuruluşunun (laboratuvar, muayene veya belgelendirme kuruluşu) görevlerini yerine getirme yeterliliğinin ulusal ve uluslararası kabul görmüş teknik kriterler bazında onaylanmasıdır.
Akreditasyon, ulusal veya uluslararası kabul gören bir akreditasyon kuruluşu tarafından yapılabilmektedir. Belgelendirme ve muayene kuruluşları, laboratuvarlar; Avrupa Akreditasyon İş birliği Programı (EA)’nın üyesi bir ulusal akreditasyon kuruluşu (Örneğin; TÜRKAK) veya karşılıklı tanınma anlaşması yaptığı başka bir bölgesel akreditasyon kuruluşu (Örneğin; UKAS) tarafından akredite edilmiş ise bu belgelendirme ve muayene kuruluşların, laboratuvarların, verdiği belgeler veya düzenlediği raporlar, uluslararası alanlarda geçerlidir ve kabul görür.
AKREDİTELİ BİR YETKİLİ BELGELENDİRME KURULUŞU’NDAN BELGE ALMAK NEDEN ÖNEMLİ?
Akreditasyon kuruluşları tarafından akredite edilen Yetkili Belgelendirme Kuruluşları tarafından ilgili standart baz alınarak denetim gerçekleşmekte ve firmalar belgelendirilmektedir.
ISO 9001:2015 başta olmak üzere tüm belgeler gerçekleşen denetim sonrası. Akreditasyon Kuruluşları tarafından akredite edilen Yetkili Belgelendirme Kuruluşları tarafından sadece firmalara verilmektedir. Bu belgeler şahıslara verilmez.
SEKTÖRDE BULUNAN BAZI FİRMALAR HİÇBİR AKREDİTE YETKİSİNE SAHİP OLMAYAN YA DA AKREDİTE GEÇERLİLİĞİ ETKİN VE YETERLİ OLMAYAN BELGE YA DA BİRKAÇ BELGEYİ GERÇEĞİ YANSITMAYAN ÇOK KOMİK TEKLİFLENDİRMELER İLE PİYASAYA SUNMAYA ÇALIŞMAKTADIR. TEKLİFLENDİRMENİN ÇOK CAZİP GELDİĞİNİ DÜŞÜNEN BAZI FİRMA VE KURULUŞLAR MAALESEF BU AKREDİTESİ OLMAYAN YA DA YETERLİ GEÇERLİLİĞE SAHİP OLMAYAN BELGELERİ ALARAK HEM PARALARINI BOŞA HARCAMAKTA. HEM DE BU BELGELERDEN DOLAYI İHRACAT, İTHALAT, İHALEDE YA DA İÇ PAZARDA MÜŞTERİ, PARA, ZAMAN VE PRESTİJ KAYBEDEBİLMEKTEDİRLER.
TÜM KURULUŞLARIN BELGE ALMADAN ÖNCE BELGELENDİRME KURULUŞLARINI VE AKREDİTE YETKİNLİK DURUMLARINI ETRAFLICA ARAŞTIRMALARINI SONRASI BİR MAĞDURİYET VE KAYIP YAŞAMAMALARI AÇISINDAN SON DERECE ÖNEMLİ VE DEĞERLİDİR.
BİR YÖNETİM SİSTEMİ KURMAK İÇİN HANGİ EĞİTİMLERİ ALMAK GEREKLİDİR?
Yönetim sistemi ile ilgili temel eğitim, dokümantasyon eğitimi, iç tetkikçi eğitimi gibi eğitimler konusunda uzman eğitimcilerden alınması kuruluş için önem arz etmektedir.
Bilinçlendirme ve farkındalık ile ilgili eğitimleri kuruluş geneline yaymak ve aktif katılım firmaya katkı sağlamaktadır.
YÖNETİM SİSTEMİ BELGESİ ALMAK İSTEYEN KURULUŞLAR NE YAPMALIDIR?
Kuruluş ve üst yönetim tarafından, yönetim sisteminin benimsenmesi stratejik bir karar olarak görülmeli; bu konuda istekli ve kararlı olunmalı.
İlgili yönetim standardında temel ve iç tetkik eğitimleri alınmalı.
Yönetim sistemi ile ilgili dokümantasyon çalışmalarını yapılmalı.
Yönetim sistemini uygulanmalı.
Yönetim sisteminin uygulanmasında ortaya çıkan aksaklıkları tespit ederek, bu aksaklıkları düzeltmeli.
Denetim ve belgelendirme için hazırlıklar yapılmalı.
Belgelendirme kuruluşuna başvuru yapılmalı.
BELGELENDİRME NASIL YAPILMAKTADIR?
Başvuru formları ile sizden başvurunuz ve belgelendirme talep ettiğiniz kapsam yazılı olarak istenir. Başvuru ve kapsam çalışması Eğer başvuru uygunsa, belgelendirme teklif ve sözleşmesinin karşılıklı olarak imzalanmasını müteakip, kuruluş için iki aşamalı bir denetim süreci başlatılır. Genel hatlarıyla anlatmak gerekirse; denetim sürecinin 1. aşamasında belgelendirmek istediğiniz yönetim sistemine ilişkin dokümantasyonun, belgelendirme talep edilen yönetim sistemi standardına göre uygunluğu incelenir. Bununla birlikte, ilgili asgari gerekliliklerin karşılanıp karşılanmadığı değerlendirilerek kuruluşun aşama 2 denetimine hazır olup olmadığı belirlenir. Aşama 1 denetimleri kimi zaman kuruluş sahasında yapılabileceği gibi kimi zaman da masa başında yapılabilmektedir. Aşama 1 denetimi sonucunda bir sorun tespit edilmezse, kuruluşunuza ait tesislerde yapılacak aşama 2 denetimi planlanır. Aşama 2 denetimi sırasında yönetim sistemi uygulamalarınızın, yönetim sistemi dokümantasyonuna uygunluğu ve bütünsel olarak tutarlılığı değerlendirilir ve sonuç olumlu ise belge almaya hak kazanırsınız. Söz konusu denetimle ilgili belgeler incelenip onaylandığında ise, yönetim sistemi belgeniz hazırlanır ve teslim edilir.
DENETİM NE KADAR SÜRMEKTEDİR?
Kuruluşun hangi yönetim sistemlerini belgelendirmek istediği (ISO 9001, ISO 14001 vb.), kuruluşun büyüklüğü, coğrafi dağılımı, çalışan sayısı, sektörü, proseslerinin özellikleri vb. kriterlere göre değişkenlik gösteren, denetim gününü etkileyecek birçok faktör bulunmaktadır. Ayrıca kuruluşta denetimi yapacak denetçi sayısı da denetim süresini etkileyen diğer bir faktördür.
YAPILAN DENETİMLERDE UYGUNSUZLUKLAR TESPİT EDİLİRSE NASIL BİR SÜREÇ İZLENMEKTEDİR?
Yapılan denetimlerde uygunsuzluklar tespit edilirse bunlar tüm ayrıntıları ile yazılı olarak kuruluşa bildirilir ve kuruluştan belirli bir süre içerisinde uygunsuzluklar için planladığı düzeltme ve/veya düzeltici faaliyetleri bildirmesi istenir. Planlanan faaliyetler kimi zaman bir masa başı çalışmasıyla kimi zaman da kuruluş sahasında gerçekleştirilecek takip denetimleri ile gözden geçirilir. Faaliyetlerin uygunsuzlukların kapatılması için yeterli olduğu belirlendiğinde kuruluş belge almaya hak kazanır.
BELGELERİN GEÇERLİLİK SÜRESİ VAR MIDIR?
Belgelerin geçerlilik süresi HER YIL DENETİM YAPILMASI KOŞULUYLA ÜÇ YIL boyunca geçerlidir.
YIL İÇİNDE DENETİMİ YENİLENMEYEN BELGELER GEÇERLİLİĞİNİ YİTİRMEKTEDİR.
Süreç içerisinde kuruluşun sistemin yürütülmesi ile ilgili üzerine düşen sorumlulukları yerine getirmediği tespit edilirse belge iptali veya belgenin askıya alınması kararı verilebilmektedir.
BELGE ALDIĞIM KURULUŞUN AKREDİTASYON YETKİSİ İPTAL OLURSA NE OLUR?
Belgelendirme hizmeti aldığınız kuruluşun Akreditasyonu herhangi bir sebeple askıya alınabilir veya geri çekilebilir. Askı durumunda mevcut belgeniz geçerli olduğu süre sonuna kadar resmi iş ve işlemlerde kullanılabilmektedir. Ancak Belgelendirme kuruluşunun akreditasyonu iptal edildiğinde otomatik olarak bu kuruluşun belgelendirme hizmeti verdiği tüm belgeler geçerliliğini yitirmektedir.